업무 보고 시, 주의할 점

어제, 회사에서 한 가지 업무 지시가 내려왔습니다. 내가 만든 자동화 프로세스에 대한 사용자 가이드를 Confluence에 작성하라는 지시였습니다. 보통은 간단한 업무 지시일 수 있지만, 이번에는 업무를 진행하면서 복잡한 상황이 있었습니다.

내가 선택한 방식

처음에는 아무런 지시 없이 사용자 가이드를 작성하라는 요청이었기 때문에, 내가 생각하는 가장 적절한 방법으로 진행하기로 했습니다. 처음에는 'B 방법'을 기준으로 작성하기 시작했으나, 작업을 진행하는 동안 C 방법이 더 적합하다는 생각이 들었습니다. 그래서 B 방법 대신 C 방법으로 전환하게 되었습니다.

B 방법과 C 방법, 무엇이 다를까?

• B 방법: 신청자와 승인자가 각각 별도의 페이지에서 각자 보는 내용을 제공하는 방식입니다. 예를 들어, 신청자는 자신의 프로세스 단계만 보고, 승인자는 승인과 관련된 내용만 볼 수 있습니다. 장점은 각자의 역할에 맞는 정보만을 집중해서 볼 수 있다는 점입니다.
• C 방법: 신청자와 승인자가 같은 페이지에서 프로세스 단계별로 각자 해야 할 일과 상대방의 상황을 동시에 확인할 수 있도록 구성한 방식입니다. 예를 들어, 신청자는 자신의 진행 상황뿐만 아니라, 승인자가 해당 단계에서 해야 할 일도 함께 볼 수 있죠. 장점은 전체 프로세스에 대한 맥락을 한눈에 볼 수 있다는 점입니다.

왼) B 방법 오) C 방법

왜 C 방법을 선택했을까?

처음에는 B 방법으로 시작했지만, 진행하면서 C 방법이 더 유연하고 직관적이라는 결론을 내렸습니다. 왜냐하면, 신청자와 승인자가 각자의 행동을 취했을 때, 상대방이 어떤 상황에 놓여 있는지 동시에 인식할 수 있다는 점에서, 서로의 상황을 더 쉽게 이해하고 협업할 수 있다고 판단했기 때문입니다.

 

B 방법은 두 섹션을 구분하여 따로따로 정보를 제공하다 보니, 서로의 상황을 빠르게 파악하기 어렵고, 전체적인 프로세스 흐름을 이해하는 데 불편함이 있을 수 있다는 점이 단점으로 다가왔습니다.

 

그래서 C 방법을 선택했고, 그 방식대로 가이드 문서를 작성한 후, 멘토님께 완료 메시지를 보냈습니다.

멘토님의 피드백과 내 고민

하지만, 멘토님께서 B 방법으로 수정해달라고 요청하셨습니다. 여기서 나는 고민이 시작되었습니다.

• 내가 C 방법을 선택한 이유를 이야기해야 할까?
• 아니면 그냥 멘토님이 지시한 대로 진행하는 것이 더 나을까?

사실, 회사에서 상사의 지시를 따르는 것이 기본적인 태도이지만, 내 의견을 반영하는 것이 옳은지에 대한 고민이 있었습니다. 하지만 업무 지시를 주신 분은 멘토님이시기 때문에, 상사와의 의견 충돌을 피하는 것이 회사 생활에서는 중요하다는 점을 다시 한 번 깨달았습니다.

중요한 점은 회사에 피해를 주지 않는 것

이번 상황에서 중요한 것은 어떤 방법을 선택했을 때 회사에 큰 피해가 가지 않느냐는 점이었습니다. 프로젝트 회의에서는 다양한 의견이 필요하기 때문에 상대방의 의견을 존중하면서 내 의견을 어필하는 것이 좋습니다. 하지만 이번 상황에서는 단순히 팀 내에서만 공유되는 가이드이기 때문에 어떠한 방법을 선택하든 큰 문제는 없을 것이라 생각하게 되었습니다.

 

결국, 나는 멘토님의 요청대로 B 방법으로 수정하기로 결정했습니다.

이번 경험을 통해 배운 점

이번 일을 통해 보고의 중요성에 대해 다시 한 번 느꼈습니다. 업무를 진행할 때, 특히 방법이나 방향을 바꿨을 때는 반드시 그 이유를 명확하게 전달하는 것이 중요하다는 점을 배웠습니다.

앞으로 업무를 마친 후에는:

1. 처음에는 어떤 방법으로 진행했는지
2. 그 방법을 바꾼 이유는 무엇인지

두 가지를 명확하게 보고하는 것이 중요하다는 교훈을 얻었습니다. 이렇게 하면 상사도 내가 어떤 생각으로 업무를 진행했는지 알 수 있고, 그에 따라 더 나은 피드백을 받을 수 있습니다. 또, 의견 충돌이 생기는 상황도 피할 수 있기 때문에 업무 효율성을 높일 수 있겠죠.

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마무리

회사는 단체로 움직이는 조직이기 때문에 때때로 자신의 의견보다는 상사의 지시를 따르는 것이 중요할 때도 있습니다. 하지만 업무를 진행하는 이유와 그에 대한 타당한 근거를 상사에게 전달하는 것도 중요하다는 점을 이번에 다시 한 번 깨닫게 되었습니다.

 

다음에는 업무를 진행할 때, 나의 생각과 방향을 명확히 전달하며, 동시에 상사의 의견을 존중하는 균형을 잘 맞추도록 노력해야겠다고 다짐합니다.